Logik Di Sebalik Carta Organisasi

Kita biasa melihat semua syarikat yang besar mempunyai carta organisasi yang mengasingkan setiap jabatan dalam syarikat mereka dengan terang dan sempurna.

Setiap kali kita memohon pekerjaan dalam sesebuah syarikat tersebut kita di kehendaki mengisi jabatan yang hendak kita pohon.

Ini merupakan satu strategi pegurusan yang mengasingkan setiap kemahiran pekerjaan dalam bidang-bidang yang berlainan agar kita dapat mengoptimumkan hasil kerja.

Ini juga bermaksud ketua yang megepalai syarikat itu harus membahagikan masanya menguruskan, memikirkan dan mengintegrasikan setiap jabatan dalam syarikat itu agar bergerak menuju matlamat yang telah ditetapkan.

Jika kita melihat kebanyakan syarikat yang kecil atau syarikat yang baru memulakan perniagaan, hal ehwal organisasi ini biasanya dipandang remeh dan tidak diberikan perhatian penuh.

Ini berikutan sangkaan kebanyakan usahawan carta organisasi hanyalah untuk syarikat yang besar. Kalau ada carta organisasipun hanyalah untuk memenuhi keperluan menyediakan profil syarikat sahaja, tidak lebih dari itu.

Sebenarnya walaupun kita hanya beroperasi seorang diri dalam perniagaan kita, kita harus menyediakan sebuah carta organisasi agar kita sentiasa diingatkan peri pentingnya menguruskan dan memikirkan perkembangan setiap cabang jabatan sesebuah perniagaan.

4 Cabang Dalam Sesebuah Syarikat

Dalam sesebuah perniagaan, sekurang-kurangnya kita hendaklah membahagikan pengurusan perniagaan itu dalam 4 cabang.

1. Operasi
2. Kewangan
3. Pemasaran
4. Sumber Manusia

Usahawan atau tuan punya perniagaan itu harus pandai membahagikan masanya untuk melihat keempat-empat cabang di atas agar perniagaannya dapat berkembang maju.

Setiap cabang dipupuk dan diuruskan sendiri oleh usahawan tersebut sehingga ke satu tahap di mana syarikat mampu mengambil pekerja bagi diletakkan sebagai orang yang bertanggung jawab mengendalikan cabang di mana dia diamanahkan.

Jika perniagaan itu di kongsi oleh 2 atau lebih rakan kongsi, mengasingkan 4 cabang di atas dan mengenal pasti siapa yang harus diletakkan mengendalikan cabang tersebut menjadi lebih pentin agar tidak berlaku pertindihan kerja.

Memilih Rakan Kongsi Yang Sesuai

Dengan berbuat begitu juga dapat memastikan syarikat memilih rakan kongsi yang betul. 2 rakan kongsi yang mempunyai kemahiran yang sama dalam sesebuah syarikat tidak sepatutnya terjadi kerana ini hanya akan merugikan sumber yang ada.

Jika seorang rakan kongsi mahir dalam operasi, fia sepatutnya di lengkapi oleh rakan lain yang mahir dalam pemasaran, kewangan atau sumber manusia.

Juga harus diingat bahawa salah seorang mesti menjadi ketua dan bertanggung jawab ke atas kesemua cabang yang ada. Tidak boleh ada 2 orang ketua dalam satu organisasi yang sama.

Melaksanakan Pembahagian Kerja

Pengalaman saya dalam mempunyai rakan kongsi mengajar saya betapa sukarnya mengubah struktur dan membuat pembahagian tanggung jawab jika pada permulaan masing-masing sama membuat semua kerja.

Apabila syarikat mula membesar dan keperluan mendesak agar pembahagian kerja dilakukan bagi mengelakkan pertindihan, banyak persangkaan negatif muncul dan masing-masing sukar mengubah kebiasaan yang selama ini di praktiskan.

satu lagi tabiat yang ketara yang sukar di ubah ialah kecenderungan rakan-rakan kongsi untuk melepaskan terus bidang yang bukan di bawah kendaliannya kerana menganggap rakan yang satu lagi tidak dapat melaksanakan sebaik dirinya.

Dalah hal itu, kesabaran diperlukan untuk menyesuaikan diri masing-masing menumpukan sepenuh perhatian dengan melakukan yang terbaik dalam tugasan masing-masing.

Walaupun ia bermakna perjalanan syarikat itu tersemput sebentar, kita harus menelannya. Jika kita berterusan masuk campur bererti sampai bila pun urusan pembahagian kerja itu tidak akan terlaksana dan ini mengakibatkan syarikat akan berhenti berkembang ke tahap seterusnya.

Mengembangkan Hiraki Organisasi

Apabila pembahagian terlaksana, peringkat yang seterusnya ialah mengembangkan organisasi pada setiap cabang jabatan menjadi lebih besar.

Perlaksanaan ini perlu dilengkapi dengan penyediaan tugasan pada setiap jawatan diatas sampai di peringkat bawahan dengan sempurna agar setiap orang yang kita ambil bagi mengetuai jawatan tersebut dapat berfungsi dengan baik dan selari dengan matlamat besar syarikat.