10 perkara yang anda boleh buat untuk jimatkan kos dalam perniagaan

Kalau anda, yang tak pernah berniaga pun, tentu tahu kenapa usaha untuk jimatkan kos merupakan antara perkara yang penting perlu dilakukan dalam perniagaan.

Tujuannya adalah untuk tingkatkan keuntungan.

Dengan pastikan perniagaan mampu menjana untung yang berterusan, maka insyaallah, perniagaan akan dapat kekal bertahan. Boleh berkhidmat dan permudahkan kehidupan pelanggannya lagi.

Tapi, bagi yang tak berniaga, jangan anggap usaha jimatkan kos bukan tanggung jawab anda. Orang yang kerja makan gaji perlu sama-sama berusaha untuk pastikan bisnes menjana keuntungan. Segala bonus, kenaikan gaji, pembinaan kerjaya dan lain-lain seumpamanya berkait rapan dengan keupayaan majikan tempat anda bekerja menjana keuntungan.

Begitu juga dalam melaksanakan projek kebajikan. Perlu fikirkan penjimatan. Bila anda dapat kurangkan kos, akan ada duit lebih. Jadi boleh fikirkan kemana lebihan duit tersebut boleh disalurkan lagi.

Lebih-lebih utama lagi untuk urusan kewangan peribadi anda sendiri. Perlu fikirkan penjimatan kos agar lebihan duit itu dapat dilaburkan pada aktiviti yang jauh lebih bermanfaat berdasarkan matlamat hidup anda.

Jadi artikel ini adalah untuk anda semua. 

Samada berniaga khasnya, juga pada yang tak berniaga.

Pengurangan kos dan prestasi kewangan

Macam saya cakap kat atas tadi. Pengurangan kos bermakna anda mahu tingkatkan prestasi kewangan. Samada perniagaan mahupun peribadi.

Bukan saja-saja nak kurangkan kos untuk susahkan semua orang. Lebih kepada usaha nak senangkan semua orang yang terlibat dalam organisasi atau dalam keluarga anda.

Untuk ringkaskan penerangan, kita fokus kepada bab penjimatan kos dalam perniagaan saja dalam artikel ini. 

Secara asasnya, hanya ada 3 cara saja untuk tingkatkan prestasi kewangan dalam bisnes. 

Anda boleh ..

1. Kos kurang, jualan kekal – Kurangkan kos, dalam masa yang sama kekalkan hasil jualan yang syarikat anda buat.
2. Kos kekal, jualan bertambah – Naikkan hasil jualan bisnes tanpa perlu ada penambahan kos.
3. Modal kurang, hasil sama – Kurangkan modal pelaburan awal yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang sama dari perniagaan.

Itu saja 3 perkara utama yang anda perlu perah otak untuk dilaksanakan.

Tak ada formula lain lagi selain dari itu.

Tahukah anda bahawa jika masa mengelamun yang ada, setiap hari diperuntukkan untuk cari jalan buat 3 perkara tersebut di atas, ramai usahawan lain akan datang nak berkawan dengan anda. Mereka sudah pasti teringin nak korek rahsia kejayaan anda dalam perniagaan.

Tanpa tulis meleret lebih panjang, jom kita tengok idea-idea pengurangan kos anda boleh cuba laksanakan, ikut kesesuaian.

1. Banteras budaya ponteng

Saya agak lama terlepas pandang bab pekerja suka ponteng ni dalam perniagaan. Tak sedar betapa budaya itu tak sepatutnya wujud. 

Walaupun sedar ada staff yang suka ponteng, bersilih ganti, saya terima begitu saja sebagai sesuatu yang tak dapat dielakkan. Itu sikap yang salah sebenarnya.

Kalau ada berlaku budaya ponteng dalam syarikat, WAJIB segera di hapuskan sehingga ke akar umbi sampai pupus.

Jika dibiarkan, amalan ponteng akan jadi budaya yang berlarutan dan berpanjangan. Bila jadi macam tu, susah untuk dibetulkan lagi. Paling kuat, taukeh hanya mengeluh dan terima keadaan itu.

Bayangkan bila anda dah rancang semua kerja, tiba-tiba, staff selamba saja ponteng. Bagi alasan cuti sakit, kecemasan dan sebagainya. Kerja tersebut terpaksa ditangguhkan. Daaah bertambah kos ..

Jika kerja penting, teraksa buat juga, guna staff lain yang mungkin kurang cekap. Bakal naikkan kos juga bila produkviti merudum.

Atau pakai staff part-time yang dibayar ikut jam. Lagilah bertambah mahal kosnya.

Nampak tak kesan budaya ponteng dalam peningkatan kos pada syarikat!

Apa yang anda perlu buat adalah segera semak corak ponteng, tak hadir kerja, pada semua staff. Terutamanya yang melibatkan operasi.

Jika ada corak berulang, anda akan nampak budaya itu adalah dirancang dengan sengaja sebab malas nak bekerja.

Siasat sehingga ke punca dan atasinya.

Sekalipun terpaksa buang gantikan dengan pekerja baru, buat saja.

Satu lagi, bila nak rekrut staff baru.

Pastikan amalan ponteng ini salah satu dari perkara wajib untuk disemak sebelum ambil jadi pekerja anda. Telefon boss lama atau rakan sekerja di syarikat lamanya. 

Pastikan dia bukan pengamal ponteng kerja berjadual.

2. Terap semua staff hidu pembaziran

Cara biasa sering diamalkan dalam bab nak kurangkan kos adalah pakai khidmat konsultan luar untuk selidik dan berikan cadangan.

Paling kerap dilakukan adalah tak buat dan tak ambil peduli pun. Hanya taukeh saja yang perihatin setiap kali dia terserempak dengan amalan yang membawa kepada pembaziran.

Pembaziran ni boleh jadi proses kerja. Yang boleh diringkas dan dipendekkan, dipanjangkan . Hanya semata-mata itu adalah amalan tradisi, tak mau ubah sebab rasa tak syok.

Boleh juga membazir barang. Pakai berlebihan dari sepatutnya sebab mewah dan stok banyak.

Pakai semua mata staff yang ada dalam syarikat untuk lihat amalan tersebut. Lakukan rotasi kerja secara berkala, staff dari bahagian lain masuk ke bahagian baru. Biar dia belajar, bertanya dan jadi mata segar melihat amalan kebiasaan yang terlindung di mata pekerja lama.

3. Peka kepada bil air

Negara kita mewah dengan air. Sebab itu tak ambil kisah sangat dengan bil air. Bayar saja. Ada kalanya, taukeh tak tahupun berapa sebenarnya dia baar bil air tiap tiap bulan.

Ubah sikap begitu.

Pergi lihat berapa anda bayar air setiap bulan. Semak dengan syarikat jiran di sebelah dan bandingkan.

Lihat penggunaan sumber penting itu dan jangan izinkan berlaku pembaziran. Lihat juga kebocoran atau ada orang tumpang guna air kita tanpa keizinan.

Semak juga bacaan pada meter dan bandingkan dengan apa yang tertulis kat bil.

Tak payahlah taukeh pergi buat semua itu. Arahkan staff bahagian akaun untuk semak dan pastikan tak ada perkara pelik berlaku sehingga berlaku pembaziran.

Buat perkara sama untuk semua bil lain yang anda perlu bayar setiap bulan.

4. Kerja kurang hasil lebih

Ini lebih kurang macam idea #2. di atas tadi.

Jika tadi kita cakap pasal kenal pasti kebiasaan yang dah lapuk tapi masih diamalkan sebab dah terbiasa. Ini pula ada untuk buat satu special task-force melihat pada penambah baikan.

Matlamatnya adalah untuk sentiasa bertanya dan melihat cara untuk kerja kurang tapi dapat hasil lebih.

Perlu satu team khas sebab ia melibatkan minat dan keupayaan mendalami kemahiran dalam industri yang diceburi. Perlu bina jaringan luar dan rajin mengikuti perkembangan teknologi semasa dan amalan baru dari pesaing.

Bila ada satu platform khas, ada perjumpaan dan perbincangan secara berkala, semua idea dan pemerhatian punya satu saluran untuk diluah dan dipertimbangkan.

5. Pendekkan tempoh persinggahan stok

Biasanya orang akan beritahu supaya jangan simpan stok lama. Duit akan terbenam kat situ.

Ada risiko stok tak boleh pakai lagi sebab perubahan permintaan dan sebagainya.

Ideanya adalah untuk lihat proses perjalanan stok yang anda beli untuk digunakan bagi menjana pendapatan dalam bisnes anda. Dari pembekal, sehinggalah stok tersebut berada di tangan pembeli yang dah buat pembayaran.

Pastikan di mana saja stok tu singgah, masanya sentiasa cuba dipendekkan. Munkin kat stor, mungkin kat lantai prodeuction line, mungkin kat stor pembekal (dah bayar tapi tak sempat ambil), mungkin dalam lori dan lain-lain.

Lagi pendek lagi bagus. Lebih panjang dan lama dia singgah, lebih tinggi risiko bertambah kos.

6. Fahamkan Visi syarikat pada semua

Masa awal bisnes dulu, industri yang saya ceburi kebanyakannya beri tumpuan terhadap baik pulih. Bila ada masalah, baru selesaikannya. Kalau tayar bocor baru tampal. Macam itulah yang diamalkan sejak lama dahulu.

Bila saya nak buat perubahan, saya ubah syarikat untuk pergi setingkat lagi ke atas. Tak mahu fokus kepada konsep re-actif, tetapi lebih kepada pro-actif.

Bila visi syarikat berubah ke arah itu, maka perlu disediakan produk yang dapat membantu pelanggan ke arah pro-actif. mencegah dari berlakunya masalah. Atau paling tidak, lewatkan lagi tercetusnya masalah dari berlaku.

Dalam syarikat saya ada staff yang otai. Tak biasa dengan konsep tersebut. Dan salah saya juga sebab tak betul-betul lancarkan dan terangkan konsep secara menyeluruh dari marketing, sales sehingga ke operasi dan billing.

Akibat dari itu, berlaku salah faham bila pelanggan terus terminate kontrak sebab rasa syarikat cuba menipu.

Puncanya adalah dia dah setuju untuk pasang produk preventif hasil dari penerangan team sales. Bila pelanggan pergi tanya pulak staff otai tu, dia terus kata, kalau ada masalah baru diselesaikan. Jadi tak perlu buat kerja tu.

Oleh itu, jangan ambil ringan dalam bab bentangkan dan faham kan semua orang dalam syarikat terhadap visi dan konsep yang syarikat mahu capai. Biar semua orang baca peta yang sama supaya sampai ke destinasi yang dah diputuskan bersama.

Perkongsian satu visi yang sama dapat elakkan banyak masalah yang tak sepatutnya berlaku. Dah pasti itu akan bantu syarikat kurangkan kos dan pelaburan.

7. Mengelak dari bayar cukai

Jangan salah faham.

Saya bukan suruh lari dari bayar cukai. Mengelak dari bayar cukai adalah proses yang sah dan tak salah untuk dilakukan.

Contohnya saya beli komputer baru gantikan yang lama untuk perkerja syarikat pakai sebab ada insentif potongan cukai dari kerajaan untuk galakkan syarikat ke arah digitalisasi.

Itu adalah mengelak dari bayar cukai namanya. Bukan lari tak mau bayar cukai.

Pastikan anda pilih secretary syarikat yang cekap dan terkini maklumat mereka terhadap semua pengecualian cukai yang kerajaan sediakan untuk perniagaan.

Ambil kesemua maksimum supaya anda dapat elakkan ambil duit keuntungan pergi bayar cukai. Kos itu disalurkan kepada penambah baikan dan manfaat syarikat agar lebih cekap dan produktif.

Dalam masa yang sama, sentiasa ikut masa yang ditetapkan untuk buat laporan untung rugi dan bayar cukai dalam tempoh masanya. Elakkan denda yang tak perlu dan lansung tak ada manfaat kepada perniagaan anda.

8. Jadikan tawaran istimewa pilihan akhir

Special offer!

Bila bisnes merosot, sales jatuh, atau nak buat projk naikkan jumlah sales, banner ‘special offer’ adalah pilihan paling popular.

Jalan mudah nak bagi orang ramai datang beli, kurangkan harga. Itu saja idea yang boleh difikirkan.

Semua tawaran istimewa sebegitu akan makan habis keuntungan syarikat. Sales naik 2 kali ganda, kerja juga bertambah 2 kali ganda. Tapi bila lihat kepada keuntungan, hanya naik sedikit saja.

Bagus kah buat kerja lebih teruk untuk dibayar lebih rendah?

Orang bodoh saja yang terima tawaran angkut 10 beg dibayar RM200, jika angkut 20 beg di bayar RM300.

Kerja 2 kali ganda teruk tapi untungnya tak setimpal begitu. Melainkan model atau prinsip penghargaan anda memang dah ditetapkan begitu sejak awal sebab memang anda mahu angkut 2 beg sekali gus dan tak mahu angkut satu beg saja.

Apa berlaku bila tawaran istimewa tamat?

Jika anda buat begitu sebab nak tarik pelanggan baru. Apa rasa pelanggan lama yang selama ini dengan setia bayar mahal?

Elakkan buat tawaran istimewa tak tentu pasal. Pastikan persetujuan dari marketing, sales, operasi, customer servis, akaun dan boss didapatkan sebulat suara terlebih dahulu untuk sebarang tawaran istimewa sebegitu.

9. Waspada dengan KPI

Bila anda nak buat penambahbaikan, wajib ada KPI.

Itu adalah ukuran yang anda ambil, ukur bandingkan dan pantau untuk melihat perkembangan bisnes yang anda jalankan.

Pastikan KPI tidak saling bertentangan antara satu proses dengan proses yang lain. Contohnya anda buat tawaran pendekkan proses tempahan barang untuk tarik lebih ramai pelanggan yang nak cepat.

Ukuran anda adalah jumlah sales masuk di bahagian sales.

Tapi anda tak pergi tenggok bahagian penghantaran dan tak ubah KPI kat situ yang ukur berdasarkan kecekapan mereka kumpul barang bagi banyak baru hantar untuk kurangkan kos logistik.

Jadi barang memang semuanya pantas dari dapat order, masuk ke operasi sehingga siap bungkusan dan masuk ke logistik, dah terpendam kat situ macam biasa. Akhirnya pelanggan marah sebab tempoh barang sampai lambat juga!.

Pastikan jangan ada bottle neck, kata orang putih.

10. Jangan bazir ruang

Setiap inci premis perniagaan anda adalah amat bernilai. Pastikan apa saja barang yang tersadai di permukaan lantai, atau apa saja permukaan mendatar yang ada di presmi anda adalah barang yang digunakan untuk menjana pendapatan.

Barang yang ada tersadai di lantai tanpa ada kegunaan adalah pembaziran ruang.

Anda boleh lihat amalan biar barang tersadai di premis perniagaan ini berlaku amat berleluasa di bengkel membaiki kenderaan. Terutamanya bengkel yang tak berapa nak maju bisnesnya.

Ada kenderaan yang diletakkan selama 4 atau 5 tahun tak bergerak di rumah buat kerja bengkel. Bersepah dengan parts terbuang dan seribu satu parts kecil dan besar.

Keadaan sama boleh berlaku dalam apa saja perniagaan. Biarkan kosong lapang adalah lambang kemewahan dan kedamaian yang mendatangkan manfaat kepada pekerja dan pelanggan. Dari bersepah tersadat ruang tak boleh nak pakai dan ular senduk jadi tempat beranak di situ.

Barang tak pakai kumpulkan segera dan pantas jual untuk dapatkan duit. Yang pakai jangan biar terpendam lama. Rujuk item #5 di atas tadi.

Moga bermanfaat!